El Home Office, la nueva tendencia en los negocios
Buen día, nos da mucho gusto saludarles y compartir nuevamente este espacio que abre discusión a temas que están marcando tendencia en el área de Recursos Humanos y la Gestión de Talento.
En esta ocasión el tema a tratar es el Home Office, una modalidad de trabajo que día con día se hace más común en el ambiente laboral y que está ganando terreno en el mundo de los negocios.
Para comenzar a reflexionar un poco y tomar una postura respecto a este tema, nos gustaría empezar haciéndoles las siguientes preguntas: ¿alguna vez han sentido la necesidad de trabajar desde la comodidad de su casa? ¿el tiempo de traslado hogar-oficina y viceversa les parece exhaustivo? ¿Te gustaría tener más tiempo libre para estar con tus hijos o practicar algún deporte? Entonces el Home Office tal vez te resulte interesante, y a la larga, pudiera ser la mejor opción para tu estilo de vida.
Sus beneficios y ventajas han cautivado la atención de cientos de Líderes de Recursos Humanos y Clima Laboral, sin embargo hay quienes se oponen a esta modalidad y prefieren apegarse a la tradicional manera de operación en las oficinas.
¿Qué es el Home Office?
Puntualmente, el “home office” se refiere a la situación en la que los trabajadores realizan sus tareas fuera de la oficina, y muchos lo ven como un sinónimo de trabajar desde casa.
En sus inicios, la concepción de este nuevo concepto era errónea y se percibía como simplemente trabajar desde casa, cuando en realidad es mucho más que eso, puesto que requiere la auto disciplina del empleado para establecer sus propios lineamientos de trabajo.
¿Y cómo surgió esta tendencia?
Esta nueva modalidad de trabajo se ha manifestado de diferentes maneras.
Una de ellas se dio en el 2009, con la contingencia por la epidemia A H1N1 que obligo a los jefes de las empresas a enviar a sus empleados a trabajar desde sus casas. Esta situación favoreció a muchos empleados por ser una opción alterna a la manera rígida e inflexible del trabajo en la oficina, además de favorecer también a los altos mandos de dichas empresas con el decremento en los costos que implica tener a gente trabajando desde sus hogares.
Adicionalmente, es importante recalcar que los jóvenes de hoy en día buscan trabajo en empresas que les den un horario flexible y que estén dispuestos a darles más libertades. Este tipo de candidatos se ha incrementado a 181% durante los últimos tres años, de acuerdo a Sara Sutton, presidenta ejecutiva de FlexJobs.
Muchos mal entienden el significado del Home Office y suponen que con esta nueva modalidad los empleados lo que buscan es trabajar desde su casa, cuando en realidad lo que quieren es tener recorridos más cortos, con la posibilidad de usar las oficinas para reuniones, pero sobre todo, buscan tener horarios alternativos que se ajusten mejor a su estilo de vida.
Por parte de los jefes, la mayor preocupación contemplada en este nuevo modelo de negocios es el rendimiento, bajo el supuesto de que los empleados no rendirán lo mismo en sus casas que en sus oficinas. Lo que se debe revisar en esta situación es el balance que hay entre la dinámica de la flexibilidad del trabajo desde el hogar y el control que los jefes tienen de su personal en la oficina.
Es por ello que se deben tener en cuenta algunas consideraciones para la correcta ejecución de este nuevo modelo de negocio. Estos son los puntos más importantes a considerar:
·
Es necesario contar con un lugar fijo en el hogar para trabajar. Para ello,
es necesario que dicho espacio sea independiente y sin distracciones.
·
Los empleados deberán tener horarios definidos que no afecten en
actividades diarias o personales, como hacer pagos o ciertos trámites
administrativos.
·
Debe haber un canal de comunicación abierto, aunque no haya interacción con
los compañeros. Esto se puede resolver con una dinámica de retroalimentación
entre la empresa y sus empleados. Si la institución no cuenta con un plan de
trabajo definido para ello, se puede proponer llevar a cabo reuniones virtuales,
y tener reuniones físicas ocasionalmente para intercambiar puntos de vista.
·
Es necesario que, a pesar de que tus empleados no acudan a sus oficinas a
laborar, sus actividades puedan ser monitoreadas permanentemente, y deben ser
contemplados para los planes y proyectos de la empresa.
·
En México, sólo un limitado porcentaje de hogares cuenta con conexión a
Internet, una herramienta básica para que los empleados puedan laborar a
distancia. Es por ello que en esta modalidad, no sólo se trata acerca de la
tecnología que tenga la empresa, más bien, se trata de la tecnología con la que
cuenta el empleado en su casa.
·
Los jefes prefieren tener a su equipo de manera presencial en un horario
fijo. Lo que se debe revisar en estos casos es las medidas que se tomarían para
poder evaluar los resultados, pero no en función de las horas que pasan en la
oficina.
·
Otra variable a considerar es la disciplina necesaria para poder llevar a
cabo el trabajo en casa ya que el empleado debe tener la capacidad de auto
limitarse y hacerse responsable de llevar a cabo sus labores como normalmente
las haría estando en la oficina. Es decir, debe estar comprometido a trabajar sin la necesidad de estar siendo
supervisado constantemente, y además, debe ser capaz de auto establecer su
propia metodología de trabajo para que pueda dar resultados.
El Home Office no es para todos
Obviamente, es necesario tomar en cuenta que no todos los trabajos son ideales para este nuevo concepto. Por ejemplo, esta modalidad podría aplicarse para puestos enfocados a funciones administrativas, con actividades de atención telefónica, traducción, programación, entre otros. Otras de las funciones más aptas para trabajar en casa son las siguientes:
·
Personal del
área de ventas
·
Periodistas
y escritores
·
Publicistas
·
Diseñadores
gráficos y dibujantes
·
Contadores
·
Personal de
soporte técnico
·
Gente
involucrada en labores de web, como redes sociales, creadores de ideas
multimedia o profesores de cursos online.
Por otro lado, funciones que requieran contacto con el público son imposibles de trasladar al 100% al hogar.
Como ya hemos comentado, no todas las empresas son candidatas para implementar este modelo de negocio. El ejemplo perfecto para este caso serían las micro empresas, básicamente por dos razones: la primera, es que generalmente en este tipo de empresas un mismo trabajador desempeña varias funciones al mismo tiempo; y en segundo lugar, el sistema de comunicación en estas empresas carece de herramientas tecnológicas, lo que dificulta la comunicación entre quienes desempeñan sus labores en casa y quienes lo hacen desde sus oficinas.
¿A favor o en contra del Home Office?
En México, corporativos como Sun Microsystems,
Avaya, Oracle, Glaxo SmithKline, Procter & Gamble, Unilever y
American Express han expresado todos los beneficios que el Home Office ha
aportado a sus procesos, declarándose a favor de esta tendencia. Los argumentos
que usan para defenderla es parte de lo que ya se había comentado
anteriormente, la flexibilidad de horarios, mayor aprovechamiento del espacio
de oficina, ahorro de costos por salarios y administrativos, entre otras
ventajas.
Conforme ha
ido pasando el tiempo, los jefes han descubierto que el Home Office tiene sus
ventajas. Uno de los aspectos que se ven favorecidos por este nuevo concepto es
la reducción en la necesidad de espacios físicos. Esta reducción de espacios trae
consigo un ahorro en costos del 30%, de acuerdo a un estudio realizado por la
consultora Accenture.Asimismo, hay datos duros que sustentan este nuevo concepto laboral. Algunos de los datos estadísticos que respaldan este modelo son los siguientes:
·
Hay informes que indican que en determinados momentos el 55% de los
escritorios asignados en una empresa están desocupados, lo que da como
resultado un desperdicio del espacio destinado a oficinas fijas.
·
Está comprobado que las empresas transnacionales pueden reducir de 7, 000 a
19, 000 dólares por lugar de trabajo si apostaran a este concepto.
·
Además del ahorro de espacios y tecnología necesaria para trabajar en la
oficina, también se puede tener un ahorro en salarios, ya que de acuerdo a un
estudio elaborado por el proveedor de soluciones de Internet Sonic Wall 4 de
cada 10 empleados del rubro de TI coinciden en que aceptarían
un salario hasta 10% inferior por trabajar la jornada completa desde sus
hogares.
·
Otro factor muy importante que se analizó en el sondeo de Regus fue el
tiempo que desperdician los empleados en desplazarse desde sus hogares hasta
sus oficinas, que en promedio es de 41 minutos sólo el trayecto de ida a la
oficina, sin contar el de regreso, de acuerdo al 32% de los encuestados a nivel
global.
·
Esto sin tomar a consideración pronósticos para el 2050,
que indican que la población mundial en zonas urbanas alcanzará las 6.5
millones de personas, y esto ocasionaría que el tiempo invertido en los
trayectos sería en total de 4 horas, 2 de ida y 2 de regreso, una situación que
actualmente ya se vive en la Ciudad de México.
Por otra parte, Doug
Arms, Vicepresidente del Área de Contrataciones de Adecco, se opone al Home Office
y comenta lo siguiente: “No tiene la profundidad de las relaciones… Las
interacciones cara a cara tienen cierto valor". Otras figuras públicas e
imponentes en el campo laboral como Marissa Mayer y Donald Trump, han
coincidido con esta postura. Básicamente, los argumentos de
quienes se oponen a este modelo consideran que la creatividad y la innovación
se pueden ver afectadas al no estar en contacto con otras personas. De la oficina al hogar
La transacción del modelo tradicional al Home Office se ha ido dando poco a poco. De acuerdo con un estudio realizado acerca del Trabajo Virtual, algunas organizaciones ya comenzaron a estimular a sus empleados para que laboren desde sus casas. Parte de los estímulos que otorgan a su personal implica un salario extra que les sirva a los empleados para comprar su propio equipo de cómputo y dispositivos digitales necesarios para desempeñar sus funciones desde donde quiera que estén.
Una vez que las empresas hayan migrado al Home Office se dará una fragmentación de funciones, esto se verá reflejado en un aumento del trabajo distribuido, ya sea por subcontratación de personal o estilos de trabajo colaborativos, esto de acuerdo a un investigación realizada por Telework Research Network.
Es así como el Home Office se ha ido ganando su lugar dentro de las nuevas tendencias de trabajo y va convenciendo a las futuras generaciones de empleadores que es la mejor opción laboral para sus operaciones.
Es importante conocer los diferentes puntos de vista de los futuros líderes en Recursos Humanos, ya que son ustedes quienes liderarán y respaldarán la transición completa al Home Office. Seguramente, este modelo de trabajo se verá replicado en otras empresas, y finalmente se percibirá como una modalidad común en el campo laboral, pero ¿ustedes qué opinan acerca de esta tendencia?, ¿están a favor o en contra de esta nueva modalidad de trabajo?, ¿cuáles son sus argumentos para defender o descartar esta nueva manera de trabajo?, ¿lo aplicarían en su modelo de negocios?
En caso de querer consultar más información acerca de este tema, les recomendamos leer los siguientes artículos:
http://www.elfinanciero.com.mx/archivo/como-hacer-home-office-sin-dormirse-en-el-intento.html
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